Le recrutement est un processus inévitable dans la vie d’une entreprise. Cette étape engage une organisation à long terme. En effet, l’idéal serait d’avoir « la bonne personne au bon endroit au bon moment ». Les ressources humaines jouent un rôle important dans la vie de l’organisation, c’est pour cette raison qu’il est important de s’entourer de collaborateurs ayant les capacités et compétences les plus en adéquation possible avec le poste à occuper afin de maximiser l’efficacité de l’entreprise.

Cet article s’intéresse à l’intégralité du processus de recrutement à savoir : l’apparition du besoin, son analyse, la recherche de candidats, la phase de sélection, l’accueil et l’intégration de la nouvelle recrue.

Le recrutement est un processus déterminant pour une entreprise, car celui-ci vient répondre à un besoin de l’entreprise. Mais si le recrutement est mal effectué, les conséquences peuvent être lourdes en termes financier et organisationnel :

•  d’un point de vue financier : 

C’est le coût global que va vous coûter un recrutement ou une embauche. Pour le calculer, il faut inclure tous les coûts qui ont été mis en place pour arriver à cette embauche :

– les coûts internes : salaires des recruteurs, coût de structure, temps des opérationnels

– les coûts externes : outils utilisés, cabinets de recrutement, prestataires…

Pourquoi est-il important financièrement de réaliser un bon recrutement ? En cas de perte d’argent, on prend en compte le processus de recrutement à relancer : les coûts de dysfonctionnement, le recours à des solutions alternatives ponctuelles onéreuses (intérim par exemple), ou bien encore le coût d’un licenciement à supporter.

Néanmoins pour aider les entreprises dans leur recrutement, le gouvernement a mis en place différentes aides à l’emploi comme l’aide pour l’embauche de personnes en situation de handicap ou encore les aides pour l’embauche dans les zones en difficultés. 

En une formule : le coût d’un recrutement = coûts internes + coûts externes/le nombre de recrutements réalisés sur la même période.

• d’un point de vue organisationnel : 

Si l’on effectue un mauvais recrutement, cela peut impacter sur la productivité des collaborateurs et donc de l’entreprise. On remarque alors que le climat social se dégrade et que la motivation des collaborateurs est en baisse. En clair, effectuer un mauvais recrutement n’impacte pas qu’au niveau financier, mais se ressent aussi au sein d’une équipe. 

Au delà des conséquences financières et organisationnelles, les entreprises ont aussi des obligations concernant les réglementations du code du travail :

• ​​Obligation de respecter la vie privée et personnelle 

Les informations demandées au postulant lors d’un recrutement doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé et avec l’évaluation de ses aptitudes professionnelles. Ces informations ne peuvent avoir d’autre but que d’apprécier la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé. Ainsi, le recruteur est fondé à demander au candidat tous les éléments permettant de vérifier sa qualification et ses antécédents professionnels mais il doit limiter ses investigations à cette sphère. Le candidat à un emploi est de son côté tenu de répondre de bonne foi aux questions qui lui sont légalement posées. Il dispose en revanche d’un droit au mensonge pour toutes les questions qui sortiraient du cadre légal.

• Obligation de transparence et de pertinence 

Le candidat à un emploi doit être expressément informé des méthodes et techniques d’aide au recrutement et d’évaluation, avant que celles-ci ne soient mises en œuvre. Ainsi, aucune information concernant personnellement un candidat ne peut être collectée par des moyens dont ce dernier n’a pas eu préalablement connaissance. De plus, les outils utilisés pour tester le candidat doivent par ailleurs être pertinents au regard de l’objectif poursuivi : évaluer et recruter une personne susceptible d’occuper l’emploi proposé. Il est donc interdit de recourir à des méthodes aux résultats aléatoires, telles que l’astrologie ou la numérologie.

• Confidentialité des résultats 

Les résultats obtenus en l’issue de la procédure de recrutement doivent rester confidentiels. Cette confidentialité s’applique uniquement aux tiers et non aux candidats, qui ont la possibilité de prendre connaissance des résultats qui les concernent.

Pour réussir son recrutement, il est indispensable de le préparer en amont avec minutie, afin de le réussir et de respecter la stratégie de recrutement de l’entreprise.

Cette étape est d’autant importante qu’elle doit créer les conditions pour que votre futur collaborateur puisse exprimer le meilleur de lui-même. Elle rend crédible votre organisation et est un des points participant à la fidélité des collaborateurs.

L’ANALYSE DES BESOINS

La réelle première étape d’un processus de recrutement est de comprendre ses besoins et de les analyser. Plusieurs questions se posent : Pourquoi recruter ? Quel type de recrutement ? 

On observe deux causes principales à la naissance d’un besoin en recrutement :

• La vacance d’un poste (départ en retraite, démission ou licenciement du salarié, replacement du salarié sur un autre poste…) ;
• La création d’un poste (nouvelle fonction dans l’organisation, croissance de l’effectif nécessaire
  au fonctionnement du service, besoin d’une nouvelle compétence…).

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences permet de gérer le côté dynamique des besoins en effectifs et en compétences en prenant en compte l’ensemble des paramètres liés aux ressources et besoins de l’entreprise en termes d’emplois et de compétences. A partir des ressources et besoins actuels, comparés aux ressources et besoins futurs, on calcule les écarts et on définit les besoins de recrutement en termes qualitatifs (compétences) et quantitatifs (effectifs) à une échéance donnée.

De plus, un besoin en recrutement peut-être :

• Ponctuel : il pourra alors être satisfait par le recours à un contrat à durée déterminée ou à
  l’intérim. Attention toutefois à respecter les contraintes légales inhérentes au recours à ce type
  de contrats précaires. 
• Structurel : on préférera alors le recours au CDI.

FICHE DE POSTE

Le profil de poste permet d’établir un profil très complet, comportant tous les critères de sélection : les compétences et aptitudes attendues, les activités exercées, les responsabilités, le salaire, le lieu de travail, etc. C’est un outil qui sert au recruteur à vérifier l’adéquation entre les exigences du poste et le potentiel du candidat. Mais avant il est important de définir ce qu’est une fiche de poste et comment la rédiger.
La fiche de poste est une sorte de carte d’identité d’un emploi au sein d’une entreprise et vise à encadrer les fonctions d’un salarié, quelle que soit la nature de son contrat de travail ou son statut. Elle comprend toutes les informations nécessaires au bon accomplissement de la mission confiée au collaborateur comme fourchette de rémunération ou les niveaux de formations requis.

Remise concomitamment à la signature du contrat de travail, lors de l’entretien annuel d’évaluation ou encore à l’occasion de la fixation des objectifs du salarié, elle revêt un triple objectif : 

• Pour le salarié : elle donne à la fois un cap et encadre son travail en lui donnant des missions et des objectifs précis. 
• Pour l’employeur : elle verrouille le périmètre d’un poste et lui permet d’évaluer son salarié. 
• Pour les ressources humaines : elle permet de cibler le profil d’un candidat lors d’un recrutement et d’identifier des besoins en formation.

Pour vous aider dans cette étape, consultez les fiches ROME (Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois). 

ELABORATION DU CANDIDAT IDÉAL 

Profil de poste

Le profil de poste est au cœur de la gestion des ressources humaines. Il permet d’avoir une vue d’ensemble des tâches et responsabilités liées à un poste, ainsi que des compétences générales et des qualifications requises pour réaliser le travail. Il indique également quelles sont les attentes de l’entreprise envers l’employé en poste. Le profil de poste a de nombreuses utilités :

embauche: il précise les principales responsabilités du poste et les compétences recherchées et facilite la démarche d’embauche et d’intégration du nouvel employé;

rémunération : il facilite l’évaluation de la valeur de l’emploi, sert à établir une hiérarchie des postes et à définir une structure salariale qui respecte ce rangement;

formation : il précise les compétences générales à développer ainsi que les tâches à enseigner aux employés et facilite la gestion de la formation des employés afin de combler les écarts entre les compétences requises et les compétences actuelles;

évaluation du rendement : il fixe les attentes envers chacun des employés et facilite l’évaluation de la performance.

Le profil de compétences

En complément au profil de poste, le profil de compétences est une liste détaillée » des compétences requises pour exceller dans un poste, une catégorie de postes ou une fonction au sein d’une entreprise. Il ne traite pas des tâches à effectuer, mais plutôt des compétences nécessaires pour les réaliser. En fait, les profils de poste sont considérés comme documents de référence lorsqu’il s’agit d’élaborer des profils de compétences. En tant qu’outil de gestion, il permet de définir quels sont les besoins de formation des employés afin que ces derniers puissent réaliser les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Puisque le profil indique quelles sont les compétences à posséder et/ou à développer pour exceller dans un poste, il se doit aussi de présenter quels sont les moyens mis en place pour développer ces compétences, peu importe leur nature (gestion, techniques sociales, etc.). Les moyens de développement proposés varient en fonction des besoins de l’entreprise, des ressources financières et humaines et du temps. Il peut s’agir entre autres de formations internes ou externes traitant de techniques ou d’habiletés de gestion, de groupes de discussion ou de documents de référence (manuel de l’employé, outil de formation, aide- mémoire, etc.). Au dela des compétences, les entreprises vont aussi s’attarder sur les soft skills, qui sont de plus en plus recherchés par les recruteurs au cours d’un entretien. 

CHOIX ET METHODES DE RECRUTEMENT

Il existe deux sortes de recrutement : interne et externe. Le choix entre ces deux types est décidé par la GRH en accord avec le responsable opérationnel et se base, essentiellement, sur la nature et les fonctions du poste et sur le profil du personnel que l’entreprise souhaite engager. En clair : 

• recrutement interne : Ce type de recrutement consiste à promouvoir aux postes disponibles, des personnes travaillant déjà au sein de l’entreprise.
• recrutement externe :  C’est lorsque l’entreprise décide d’engager des personnes qui ne font pas partie du personnel de l’entreprise. Cette méthode permet l’accès à un réseau de candidats plus diversifié.

De plus, multiplier les méthodes de recrutement permet d’optimiser vos chances de trouver la perle rare. En effet, l’acquisition de talents est un challenge pour tous les recruteurs qui souhaitent trouver les meilleures recrues pour chaque poste. Et pour cela, des outils sont mis en place : 

• l’inbound recruiting : mode de recrutement qui applique la technique de l’Inbound Marketing. Il permet aux recruteurs de faire connaître leur société, leurs valeurs et leurs forces, pour faire venir à eux des talents potentiels très qualifiés, en s’appuyant sur une stratégie de « Content Marketing » adaptée.
• ATS :  c’est un système de gestion des candidatures, un logiciel qui gère l’ensemble du processus de recrutement. Il permet d’accélérer la gestion des candidats et de réduire considérablement le délai nécessaire pour pourvoir un poste. Un système ATS assure le suivi de toutes les activités du service de recrutement, de la création d’une offre d’emploi à sa publication
• la gestion de talents : désigne le fait d’attirer, de retenir et de développer le capital humain de son entreprise. Il s’agit donc d’identifier les talents au sein de votre entreprise pour les transformer en futur pilier pour votre activité.
• recrutement massif : grande campagne de recrutement visant à embaucher au minimum une dizaine de personnes.

Qu’est-ce que signifie le terme “sourcing” dans le cadre d’un recrutement ? Ce mot est souvent utilisé par les personnes en charge des RH (Ressources Humaines) pour désigner le processus ainsi que les différentes méthodes de recherche de candidats.

Le sourcing représente donc une étape à ne pas louper lors d’un recrutement. Si le sourcing est mal effectué, le recrutement n’aura que peu de chance d’aboutir, ou pire, cela pourrait même entraîner un recrutement raté !

Nous vous révélons ici, quelques méthodes pour sourcer les candidats souhaités. 

Comme dit précédemment, il existe deux manières différentes de recruter : interne et externe. Chacune de ses méthodes va s’appuyer sur des besoins ou des outils spécifiques. 

Concernant le recrutement interne, on va demander l’appui des collaborateurs pour effectuer ce recrutement à travers différents outils comme : 

• le recrutement collaboratif : plusieurs personnes participent à cette activité. Il peut s’agir d’un manager, d’un collaborateur de l’équipe concernée par le recrutement, voire, d’un prestataire externe. Généralement, les personnes qui seront amenées à travailler directement avec la future recrue sont conviées à donner leur avis et à contribuer à la sélection des candidats.
• la cooptation : faire appel au réseau de ses collaborateurs (les coopteurs) pour recruter des candidats en interne (les cooptés). Lorsqu’un poste est à pourvoir, l’entreprise informe ses salariés et leur demande de voir si certains de leurs contacts auraient les compétences nécessaires.  
• la mobilité interne : tout changement de poste ou évolution de fonction au sein d’une entreprise ou d’un groupe d’entreprises. La mobilité interne peut être verticale ou horizontale. Horizontale, elle permet de passer d’un poste à un autre (poste équivalent), au sein d’un même service ou d’un service différent, en conservant le même statut. Verticale, elle correspond à une promotion (le collaborateur évolue vers un poste comportant des responsabilités plus importantes).

Contrairement au recrutement interne, le recrutement externe va faire appel à différents prestataires ou différents outils,  afin de pouvoir réaliser un bon sourcing, comme :

• les agences de placements : proposent du placement en intérim et/ou en fixe, de cadres et non cadres, sans distinction. Ils font office d’intermédiaires dans la collecte de CVs que l’entreprise-employeur ne souhaite pas gérer elle-même.
• les cabinets de recrutement :  regroupent les cabinets d’executive search (recrutements de hauts cadres C-level) ou les headhunter (chasse de tête ou approche active de candidats, adaptée tant aux dirigeants qu’aux cadres spécialistes). Souvent, leurs activités combinent ces 2 spécialités sous une même approche qualitative du recrutement, qu’il soit traditionnel (diffusion d’offres d’emplois) ou en headunting.
• les réseaux professionnels : sites Internet destinés à développer son réseau de relations, échanger des informations sur les entreprises, les secteurs d’activité, les métiers, et éventuellement sur les postes vacants.
• les offres d’emploi : annonce publiée par une entreprise dans le but de recruter du personnel. Elle a comme objectif d’informer sur sa volonté d’embaucher.
• les agences de travail temporaire : aussi appelée agence d’intérim ou agence de placement, est une entreprise qui a pour mission de trouver des salariés intérimaires et de les embaucher, pour une durée limitée, afin de répondre à un ou des besoins au sein d’une entreprise cliente.
• le groupement d’employeur : constitué sous forme associative ou sous forme de société coopérative. Il a vocation à recruter des salariés en contrat à durée indéterminé (CDI) afin de les mettre à disposition en temps partagé auprès de membres selon leurs besoins. 

Pour effectuer une bonne stratégie de sourcing, des questions méthodologiques se posent, notamment sur le lancement de cette stratégie. En effet, après avoir vu les différentes possibilités de diffusions, la stratégie doit s’axer sur les moyens de diffuser, notamment en choisissant un recrutement omnicanal ou multicanal. Une stratégie omnicanale cherche à tirer profit des fonctionnalités et des potentialités de tous les canaux pour offrir une expérience client unique. Tandis qu’une stratégie multicanal part d’un constat évident car les consommateurs, aujourd’hui, utilisent plusieurs canaux dans leur quotidien, et en particulier dans leur relation avec les marques.

Il est important de choisir la manière de recruter, ainsi que les choix des canaux de diffusion car la stratégie de sourcing a une influence sur les candidatures reçues ainsi que sur l’image véhiculée par l’entreprise sur le marché du travail.

PRE-SELECTION

Si l’annonce est bien rédigée, vous recevrez à coup sûr de nombreuses candidatures. Qui dit candidature dit CV + lettre de motivation à analyser ! Ce qui peut vite devenir très long. Pour que cette étape de présélection ne soit pas trop fastidieuse, il faut s’organiser :

• Définir au préalable des critères de sélection : la formation prime-t-elle sur l’expérience ? Privilégie-t-on quelqu’un avec de l’expérience ou un jeune diplômé ?

• Étudier attentivement chaque candidature, puis les classer selon leur pertinence et le lien avec le poste : sélectionnez les candidats qui correspondent en tout point avec le poste, mais aussi des candidats qui sortent du lot, avec par exemple un profil atypique. 

Le responsable du recrutement opère un premier tri des candidatures reçues sur la base de la définition de poste établie par le manager du service. Cette sélection est ensuite affinée par le responsable hiérarchique auquel le poste est rattaché.

TRI DES CV

Le tri de CV permet d’estimer la maîtrise ou non des compétences et des connaissances mais ne permet pas d’identifier les qualités personnelles ni les potentialités d’évolution des candidats. Plusieurs outils aident au tri des CV : 

• • ATS : logiciel de gestion des candidatures en Français, il permet aux équipes RH de mieux piloter leurs recrutements et regroupe un grand nombre d’outils de gestion : évaluation des candidats, amélioration de la marque employeur ou même de suivi de performance mais nous y reviendrons en détail dans la suite de l’article.
  • Matching : a pour but de vous assister lors du tri de candidatures afin de prioriser le traitement des meilleures d’entre elles.
  • Parsing ou OCR : extraction de données à partir d’un CV, consiste à identifier et extraire automatiquement l’ensemble des informations d’un CV et à les qualifier dans une base de données.
  • Scoring CV :  simplifie le traitement de vos candidatures à l’aide d’outils d’automatisation. Il s’agit d’un système de filtres, lesquels, dès lors qu’ils sont déclenchés, comptent des points sur une candidature.

ENTRETIEN D’EMBAUCHE

Pour évaluer correctement un candidat, l’entretien d’embauche est nécessaire. Rien de tel que de parler de vive voix et de voir le candidat ! En amont, le recruteur doit préparer les questions qu’ils souhaitent poser au candidat. Il doit aussi préparer les arguments à mettre en avant pour présenter l’entreprise et le poste. Il doit y avoir un équilibre de parole, et cela doit se passer comme un échange. Cela mettra à l’aise le candidat et vous lui laisserez le temps de s’exprimer afin qu’il communique le maximum d’informations sur son profil et son expérience.

Choisir entre les derniers candidats en lice suite aux entretiens d’embauche n’est pas toujours un exercice facile. Pour sélectionner le dernier profil, il faut récapituler les points positifs et négatifs de chaque candidature afin de pouvoir les comparer. Si besoin, il faudra procéder à des tests complémentaires ou appeler les références des candidats pour obtenir des précisions. Dans tous les cas, l’employeur doit choisir le candidat le plus susceptible de pouvoir s’intégrer à l’entreprise, sa culture, ainsi qu’aux collaborateurs. Enfin, une fois le choix effectué, la convenance permet d’envoyer un message aux candidats refusés, et d’envoyer une promesse d’embauche au candidat sélectionné.

SIGNATURE DU CONTRAT

Le contrat de travail existe dès l’instant où une personne (le salarié) s’engage à travailler, moyennant rémunération, pour le compte et sous la direction d’une autre personne (l’employeur). Le plus souvent, le contrat de travail doit être écrit. Son exécution entraîne un certain nombre d’obligations, tant pour le salarié que pour l’employeur. Certaines conventions collectives rendent obligatoire la rédaction d’un contrat de travail à durée indéterminée et à temps plein.

L’ONBOARDING

Le plan d’intégration, ou onboarding RH, regroupe l’ensemble des activités pour accueillir vos nouveaux salariés. Pour certaines entreprises, il s’agit de faire monter en compétences le plus vite possible, alors que pour d’autres, c’est justement un ensemble d’étapes prédéfinies pour entrer progressivement dans le vif du sujet. L’impact d’un onboarding – positif ou négatif – se fera sentir tout au long de l’expérience de votre nouvelle recrue au sein de votre entreprise. 

Afin d’optimiser le processus d’accueil de la nouvelle recrue, il serait souhaitable d’établir un processus formalisé afin de ne pas traiter les arrivées au cas par cas, ce qui serait source de distorsions et d’oublis. On peut ainsi identifier plusieurs éléments incontournables à intégrer dans ce canevas d’accueil :

1.  Régler le plus vite possible les formalités administratives afin que le travail ne soit pas alourdi par ces tâches non productives.
2. Consacrer du temps au nouvel arrivant :
            –  Visite des locaux, et de son service de façon plus détaillée.
            – Remise d’un livret d’accueil (organigramme, plans, interlocuteurs internes, répertoire téléphonique…).
            – Consentir des ajustements, le plus souvent temporaires, pour permettre à la recrue de prendre ses marques plus facilement (aménagement des horaires en fonction des moyens de transport utilisés par exemple…).
            – Récolter l’avis du nouveau salarié avec le rapport d’étonnement.

Toutefois, des ajustements permanents peuvent être nécessaires, notamment lors du recrutement de travailleurs handicapés ou lors de la création d’un nouveau poste. Favoriser le tutorat ou le parrainage avec un salarié déjà en poste. Cela ne se fait pas naturellement contrairement à ce que l’on pourrait penser. Cette pratique permet de valoriser le tuteur et de rassurer le filleul ainsi que d’accélérer l’apprentissage et de faciliter la socialisation du nouveau collaborateur.

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